O arhivare eficientă a documentelor nu doar că optimizează accesul la informații, dar asigură și protecția acestora pe termen lung. Gepa Arhive vine în întâmpinarea instituțiilor și companiilor oferind servicii complete de arhivare fizică, respectând standardele legale și profesionale. Indiferent dacă sunteți creator sau deținător de documente, vă oferim soluții personalizate pentru organizarea, păstrarea și gestionarea corectă a arhivelor.
În conformitate cu Legea Arhivelor Naționale- L. 16/1996 și reglementările specifice, procesul de arhivare include etape esențiale menite să eficientizeze accesul la informații și să reducă riscul pierderii documentelor. De la întocmirea nomenclatorului arhivistic până la inventariere și selecționare, fiecare pas este realizat cu profesionalism și atenție la detalii, asigurând conformitatea cu legea și rezolvarea necesităților specifice fiecărui client.
Etapele Procesului de Arhivare Fizică:
1. Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic – Instrument de lucru utilizat la constituirea unităților arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare. ( cf. art.8 din Legea 16/1996)
2. Fondarea documentelor – Delimitarea tuturor documentelor ce aparțin unui fond arhivistic.
3. Ordonarea și Gruparea Documentelor – Sortarea documentelor pe ani, compartimente și problematică, utilizând criterii cronologice, alfabetice sau tematice pentru o mai bună accesibilitate.
După finalizarea procesului de ordonare, documentele se constituie în dosare.
4. Constituirea unităţilor arhivistice – documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. In vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni:
- Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.);
- Se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
- Documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului.
- Dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar.
- Filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum.
5. Cotarea Dosarelor – Reprezintă o serie de înscrisuri obligatorii pe coperta dosarului: denumirea unității și a comportamentului creator, număr de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început și de sfârșit, numărul de file, volumul și termenul de păstrare, iar la sfârșitul dosarului se face certificarea unității arhivistice.
6. Inventarierea unităților arhivistice – Inventarierea este operațiunea de luare în evidență a documentelor și a unităților arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic. In urma acestei operațiuni rezultă INVENTARUL fondului sau colecției. Inventarul cuprinde toate unitățile arhivistice cu acelaşi termen de păstrare, create în decursul unui an de către un compartiment.
7. Selecționarea Documentelor – Reprezintă una din operațiunile de bază ale activității arhivistice care constă în stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a unităților arhivistice dintr-un fond. Selecționarea este un proces ireversibil de triere, eliminare, distrugere, sau păstrare permanentă a unităților arhivistice.
Așa cum rezultă și din definirea conceptului, prin selecționare se urmărește, în primul rând, stabilirea/identificarea documentelor cu valoare documentar-istorică și conservarea lor, iar în al doilea rând îndepărtarea din arhivă a acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani nu mai prezintă importanță pentru instituția creatoare din nici un punct de vedere
Prin externalizarea procesului de arhivare către Gepa Arhive, economisiți timp, spațiu și resurse, beneficiind de o gestionare sigură și eficientă a documentelor. Contactați-ne astăzi pentru o soluție adaptată nevoilor dumneavoastră!
